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作業効率UP間違いなし! 5W1Hを意識した議事録書き方のコツ

ビジネスにおいて様々なシーンで「議事録」を目にしますよね。

まとめ方一つでタスクやチームの生産性に大きなインパクトを与える可能性が高く、実は極めて重要な議事録。

ですがいざ議事録をまとめようと思っても、書き方やまとめ方に悩むことも多いのではないでしょうか?

そこで今回は、議事録の書き方やまとめ方のコツをご紹介します。要点をおさえつつ、スピーディーな議事録の取り方をマスターしましょう!

1 議事録の目的、必要性

議事録はミーティングや打ち合わせの内容や決定事項を記録し共有することが目的。

主な内容は以下の通りです。

  • 決定までの過程を記録し証拠として残すため
  • 備忘録として残しておくため
  • 欠席者に情報共有するため
  • 次回までの課題を明確にするため

どのような経緯で何がどう決定したのかの過程を詳細に記録し、会議に参加していない人でもプロセスやゴールを理解できるよう取りまとめられていることが求められます。

2 書き方のコツ

2-1 事前に構成を決めておく

事前に議事録の構成を決めておくことでミーティングの要点をとらえて記録をとることができます。

5W1Hを意識して構成することで情報もれが少なくなるのでおすすめです。

構成例は以下の通り。

  • 会議名(What)
  • 日時(When)
  • 場所(Where)
  • 出席者(Who)
  • 議題(What)
  • 議論内容(Why)
  • 決定事項(How)

これらをベースに、次回までの課題(To do)など他の項目を必要に応じて追加しましょう。

2-2 しっかりと記録する

ミーティング中は聞きもらしがないように記録することが大切。

手書きのメモかパソコンで記録するのが一般的ですが、ICレコーダーを使って音声データを残しておくと安心です。

頻繁に使用するなら音質の選択やタグの挿入、レコーダーや文字起こし機能など録音以外の機能も充実しているアプリをおすすめします。

  • ボイスレコーダー 高音質ボイスメモ&録音

バックグラウンド録音と再生ができ、再生速度を早めたり遅めたりできることが特徴です。

「ボイスレコーダー 高音質ボイスメモ&録音」のダウンロードはこちら。

  • 無制限の音声認識ーTexter

音声や動画の文字起こしをしてくれるアプリです。自分で音声を聞いて文字起こしする手間が省けるので時間短縮にも。

「無制限の音声認識ーTexter」のダウンロードはこちら。

2-3 議事録のフォーマットを使う

ここでは実際の議事録の一例とポイントを紹介していきます。

○○会議 議事録

  • 日時: 4月1日(月)13:30~15:30
  • 場所: 第1会議室
  • 出席者: A部長、B課長、C、D、E、F(議事録作成)

【議題】

今月分の売上UPについて

【決定事項】

新商品Xのプロモーションに力を入れる

【議論内容】

・3月分の売上の報告(A部長)

昨年度より3%の落ちこみ

・シーズン品の売上が芳しくない(B課長)

・新商品の売上は伸びているので注力してはどうか(D)

【懸案事項】

・新商品Xの具体的なプロモーション戦略策定

【次回会議の日時】

4月3日(水)第1会議室 13:30~15:30

上記のようにまとめるイメージです。

議事録を作成する際の3つのポイントを以下にまとめました。

  • 口語ではなく文語で簡潔に書く
  • 議論の過程がわかるように、話し合った内容は採用不採用に関わらず全て書き込む
  • 発言者を明確にする

あらかじめフォーマットを作成しておくことで、次回以降の議事録作成がスムーズに進められます。

フォーマットダウンロードサイトは以下の通りです。

  • 「マイクロソフトオフィス」

Office公式の議事録フォーマット。全て無料でダウンロードが可能です。

Office テンプレートとテーマ
あらゆるイベントや行事に利用できる、Microsoft Office の何千もの無料のテンプレートから選ぶことができます。Word、Excel、PowerPoint の本格的なデザインの最適なテンプレートで、学校、職場、または家族のプロジェクトを活性化させて時間を節約しましょう。
  • 「Google ドキュメント」

リアルタイムで共有ができる便利なGoogleドキュメントですが、実は議事録のフォーマットもあるんです。

Googleドキュメントを開いて[ファイル]→[新規作成]→[テンプレートから作成]で、テンプレートを選択してください。

  • 「テンプレートの無料ダウンロード」

シンプルで使いやすいフォーマットが無料でダウンロードできます。

議事録
会議議事録・打ち合わせ議事録・会議記録簿(会議自体の記録管理簿)・会議報告書(議事録の要約としての報告書)、株主総会議事録、取締役会議事録のさまざまなフォーマットの議事録の雛形があります。
  • 「KOKUYO」

文房具メーカーKOKUYOの公式の議事録フォーマット。項目が分けられているので使いやすいです。

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まとめ

議事録を作成する際のコツをつかんでしまえば、次回以降は同じやり方で書き進めていくことができます。

5W1Hを意識した議事録フォーマットに合わせて詳細に記載すれば、プロジェクト参加者の業務の生産性にもプラスの影響を与えてくれるはず。

とはいえ会議によって求められるフォーマットは様々。

都度構成を工夫し、記録のもれがないように誰もが見やすく仕事がはかどる議事録づくりを意識してみてくださいね。

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