緊急事態宣言発令以降、従業員の働き方やオフィスの在り方を見直した企業が多く、各企業の対応や発表が日々話題となっています。
急なリモートワークの導入、新しい働き方に対して実際オフィスワーカーたちはどう感じているのでしょうか。また、今後のwithコロナ時代に求められる働き方とはどのようなものなのでしょうか。
今回は弊社が実施したアンケート調査の結果をもとにwithコロナ時代の働き方を考えていきます。
アンケート実施方法：弊社Twitter、Googleフォームによる匿名性
アンケート実施期間：2020年6月30日〜7月21日
アンケート対象者：職種・業界・年齢・性別問わず
1. リモートワーク、実際どうだった？
1-1 リモートワーク導入の現状
緊急事態宣言発令後の5月時点で、都内企業のテレワーク導入率は62.7％となり、3月時点に比べて2.6倍に大きく上昇したことが東京都の調査で明らかになっています。（https://www.bousai.metro.tokyo.lg.jp/taisaku/saigai/1007261/1007864.htm）
緊急事態宣言は5月25日に解除されましたが、今現在も新型コロナウイルスの感染が収まったとは言えない状況です。
リモートワーク導入企業が増えているとは言われていますが、実際どのような働き方をしている方が多いのでしょうか。
アンケートによると、意外にもフルリモートワークの方は2割程度で、会社に出社する必要のある方が半数近くいることがわかりました。やはり業務内容的に、在宅での勤務が難しい方が多いようです。
また必要であれば出社しても良いという「自由出社」の方が一番多い結果になりました。部署や業務内容によって出社が必要かどうかが異なるため、自由出社を採用している会社が多いのではないでしょうか。
また「今後オフィス出社はどのようにしたいですか？」という問いには、6割以上の方が「自由出社」と答えています。
また「完全出社」も「出社なし」もともに5％程度でした。完全にリモートワークにするには業務上弊害がある、または抵抗がある方が多いのでしょうか。
必要に応じて出社するという柔軟な出勤体制を望んでいる方が多いようです。
1-2 リモートワークを導入して感じたメリット/デメリット
リモートワークを導入することで、実際どのようなメリット/デメリットがあるのでしょうか。リモートワークを実施している弊社のお客様の声をもとに、それぞれまとめました。
【メリット】
・通勤時間・移動時間が省ける
・作業効率が向上する
・営業の効率が上がる（オンライン上で一日に訪問できる数が対面より増える）
メリットとしては上記のような意見が多かったです。通勤時間や移動時間が削減されることによって、その分家事など自分の時間にあてることができ、ストレスの軽減や生産性の向上が見込めるでしょう。
また営業メインの業務では、オンラインでの訪問に移行することによって逆に効率が上がるというメリットが一番挙げられました。
【デメリット】
・コミュニケーションロスが生じる
・仕事をしすぎてしまう
・自宅では業務に集中しづらい
・メンバー同士のコミュニケーションが取れず、チームビルディングが難しい
デメリットとして、コミュニケーション面での懸念が最も多く挙げられました。
リモートワークでは対面とは違い、こまめに確認・共有することが難しく、コミュニケーションにワンクッションハードルが生まれることが課題です。オンライン上でもツールなどを上手く活用し、気兼ねなく対話できる環境を作ることが必要になるでしょう。
また、自宅だと上手く切り替えができないという弊害もあります。休憩するのを忘れて働きすぎてしまう、逆に家事・育児に意識が向き、業務に集中しづらいという声もありました。
会社としてメリハリをつけられるような業務管理、家庭事情を考慮したタスク配分が求められそうです。
2. リモートワーク導入における課題と解決策
2-1. リモートワークの課題
「今の業務は現状リモートでどのくらいできると思いますか？」の問いに対して4割程度の方々が100～80％はリモートで対応できると回答している一方、半数以上の方々が業務をフルリモートに移行するのは難しいと感じているということが分かりました。
現状、オフィスの設備を使用しなければならない業務や情報管理の面で在宅ではできない業務がまだまだ多いようです。
また「リモートワーク導入において一番のハードルとなるのは何ですか？」に対しての回答は、「接客や対面での営業、現場での作業があるから」が32.8％、「勤怠管理や就業規則の整備が必要」が19.4％、「社内セキュリティーの強化やオンラインシステムの導入」が16.4％という結果になりました。
やはり接客業など対面での業務が必須で、現状ではリモートワークに移行することが難しいという方が多かったです。
そしてセキュリティ強化やオンラインシステムの導入にハードルを感じている方、勤怠管理や就業規則の整備にハードルを感じている方ともに2割程度でした。
やはり今回コロナ対策のためのリモートワークの導入は急を要されたため、リモートワークに対応したルール確立に戸惑った部分も多かったのではないでしょうか。
2-2. リモートワーク導入企業の取り組み
リモートワークを初めて導入する方、ルールを改善していきたい方に向けて、導入経験のある他社のシステムや業務管理方法を少し紹介いたします。
勤怠管理に関しては、小規模のスタートアップであれば「Slack」や「Chatwork」等のチャットでの報告を義務付けている会社が多かったです。また人数が少し多く、チャットでの管理が難しい場合には勤怠管理ツールを導入することをおすすめします。
【おすすめ勤怠管理ツール】
・マネーフォワードクラウド勤怠
→あらかじめ就業形態などを設定しておくことで、労働時間の自動集計や有給休暇の自動管理ができるという優れもの。また基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など様々な就業敬体に対応しているので、多様な働き方を適応している会社におすすめです。
・IEYASU
→ベンチャー企業におすすめしたい勤怠管理ツールが「IEYASU」です。打刻機能や勤怠管理レポートなど基本機能が無料で利用できます。また「Slack」や「LINE」との連携機能もあり、とても使いやすいです。
・ジョブカン
→出勤管理、シフト管理、休暇申請管理をまとめて管理できます。また出退勤の打刻方法がWeb、ICカード、LINE、Slackなど様々な方法でできるので便利です。
・AKASHI
→「SmartHR」や「MF クラウド給与」といったサービスと連携ができ、社員の一元管理ができる勤怠管理ツールです。スマートフォンのGPS機能を使った位置情報管理もできます。
勤怠管理ツールだけではなく、リモートで活用できるバックオフィスシステムが最近続々と増えています。無料期間を設けているサービスも多いので、これを機に気になるサービスを試験的に導入してみるのも良いかもしれません。
また先日、緊急事態宣言以前からリモートワークを導入していた2社にインタビューをし、業務上の情報アウトプットの工夫、コミュニケーションツールの活用方法などについて伺いました。
後日掲載しますので、そちらも是非ご覧ください。
3．ニューノーマルなオフィスの在り方について
リモートワークの導入が社会全体として進んでいく中で、“オフィス不要論”をインターネット上でしばしば目にするようになりました。
在宅勤務が一般化すれば、作業場としてのオフィス価値は失われてしまいます。一方で前出のアンケートではオフィスを必要としている人も多かったことから、オフィスワーカーがオフィスに何を求めているのか調査しました。
「オフィスに求めるものは何ですか？」に対しての回答は、「議論や共有する場（社内コミュニケーション含む）」が55.7％、「仕事に集中できる機能（椅子、デスク、OA機器など）」が27.9％、「モチベーションが上がるオシャレな内装や設備」が14.8％となりました。
最も多かった回答が「議論や共有する場としての機能」でした。
特にベンチャー企業では何気ない雑談ベースの対話からのアイデア創出を大切にしている企業が多くあります。
オンライン上では対面のように気兼ねなく会話する機会を設けるのは難しく、業務上の必要最低限のやり取りしかできないのが現状です。
自宅が主な作業場所となっても、定期的に対面で話し合えるような場所として必要とされているオフィスは、今後従来までの物理的な機能というよりも、インキュベーションのための機能が重要となりそうです。
4．まとめ
リモートワークへの急速な変化を求められ、まさしくニューノーマルな時代に突入している今、求められているのは柔軟性だと感じます。時間と場所に依存しない、かつ対面にできるだけ近い形での業務を実現させるために、試行錯誤が必要です。従業員の意見を汲み取りながら、企業ごとに働き方をブラッシュアップしていきましょう！
新しい生活様式の中で、5年後、10年後の働き方はどうなるのでしょうか？
