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リモートワークで気を付けたいこと

現在新型コロナウィルスの流行から少しずつwithコロナ、afterコロナの対応が始まっています。

企業に関しても新型コロナウィルスの感染拡大防止策として、一時的に導入していたリモートワークを一部継続する会社も見受けられます。

そこで今回はリモートワークについてのメリット・デメリット改めて整理し、またリモートワークを導入することで必要な物や、注意したい情報管理などについて解説していきます。

※この記事は2020年5月時点の情報です。

1 リモートワークとは

リモートワークとはICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を意味します。

似たような言葉に「テレワーク」がありますが、リモートワークと基本的には変わりはありません。

国や地方自治体ではテレワークという言葉を使用しているのに対し、IT企業やスタートアップ企業ではリモートワークという言葉が使われることもあり、業界やシーンによって使い分けされているようです。

リモートワークは在宅勤務をイメージしがちですが、それだけではありません。

例えば営業職の方が電車やタクシーなどの移動中にメールを送信したり、出張先のホテルで資料を作成したりするのも一種のリモートワークと言えます。

また在宅勤務でもオフィスへの出社義務がないケースもあれば、定期的に会議や打ち合わせなどのために出社する場合もあります。

このように、リモートワークという言葉には様々な働き方が含まれているんです。

2 企業がリモートワークを導入するメリット

リモートワークを導入することでのメリットはどのようなものがあるのでしょうか?

ここではリモートワークを導入することでの3つのメリットについて説明していきます。

2-1 ストレスフリーで有効的な時間活用が可能に

前述のようにリモートワークを活用することにより、社員は必ずしもオフィスで働く必要がなくなりました。これにより出退勤時の通勤時間も削減することが可能になります。

現代の20〜30代の一人暮らしの会社員を対象に実施した、通勤時間の調査によると自宅から会社までの平均通勤時間は約1時間。往復にすると1日の約2時間を通勤の時間に使用していることになります。

オフィスを都心部に構えていた場合に、社員は満員電車の中で長時間の通勤を強いられる可能性も。

これにより従業員のストレス増加や疲労の蓄積に繋がり、仕事のパフォーマンスの低下に繋がってしまうかもしれません。

また地震や大雪などで交通機関が麻痺した場合でも、リモートワークを導入していることで業務を会社以外でも遂行できるため、事業を継続することができるというメリットもあります。

2-2 仕事とプライベートの両立

それぞれの生活環境や趣味嗜好に合わせた働き方を実践できることも魅力の一つ。

例えば田舎や海外でのライフスタイルに憧れを持っていたとしても、決まった場所でしか仕事ができないという働き方では、実現はなかなかは難しいですよね。

もしリモートワークを取り入れることができれば、求める生活スタイルも手に入れることができるかもしれません。

また妊娠や育児、家族の介護などで休職や離職を考えている方の悩みを解決できるかもしれません。

2-3 コミュニケーションコストの削減

オフィスで起こりがちな雑談や、無駄な会議などの時間を大きく削減できる可能性があります。

時間を決めずにコミュニケーションをしてしまったり、レポーティングラインが不明確で仕事の受け渡しができなかったりなど、組織感のコミュニケーションの問題はたくさん。

リモートワークであれば、「決まった時間に決まったメンバーで会議をし、決まった時間に業務を行い、決まった人に報告」といった働き方がより促進可能。

全員でエビデンスを共有することも前提なため、「言った言わない」や、「無駄な雑談」などによる生産性低下の防止が期待できます。

3 企業がリモートワークを導入することで考えられるデメリット

リモートワークを採用することはメリットばかりではありません。

ここではリモートワークを導入することで、考えられる3つのデメリットについて説明していきます。

3-1 情報漏洩のリスク

リモートワークを導入することで、企業として一番気をつけるべき点が情報漏洩のリスク。

会社ではなく、社員の自宅や公共の場で作業を行うことになるので、機密情報は第三者の目に触れる可能性が一層高まります。

実際にノートパソコンやタブレット端末を紛失してしまい、社内の個人情報が盗まれてしまった事例なども。

情報漏洩は企業価値を大きく損ねる可能性が高いため、セキュリティソフトのインストールの義務付けや社員に対するセキュリティ意識の徹底などの対策が必要です。

3-2 労務管理や人事評価の難易度向上

リモートワークにすることで、社員に対する労務管理や適切な人事評価ができない点が課題として考えられます。

従来であればタイムカードや出勤簿の記入など、従業員の勤怠管理方法は様々。逆にリモートワークになることで勤怠管理が難しく、法定労働時間を超える長時間労働を防ぎにくくなってしまうことも。

2019年より開始された働き方改革関連法案では、事業主に対し客観的な方法での労働時間の把握が義務付けられているため、始業時刻や終業時刻を遠隔で管理をすることが必要に。

また人事評価に関しても、仕事に対する姿勢や理念の体現など、定性的な部分は評価の対象として判断が難しくなります。そのため成果物の質やKPIなど、定量的な評価軸へと変更する必要もあるかもしれません。

3-3 特定の部署や人とコミュニケーション不足に陥りやすい

対面で同僚や上司とのコミュニケーションを取る機会が減ってしまうことが、リモートワークの課題でもあります。

オフィスでは簡単に実現できていたインフォーマルミュニケーションがリモートワークだと難しくなります。

これにより本来必要な情報がうっかり共有されず、誤った判断を招いてしまう場合も考えられます。

そのためプロジェクトに必要なリソースを丁寧に洗い出した上でチャットツールなどを活用し、リモートワークでも十分な情報共有ができる仕組みを構築することが必要です。

またリモートワークでは日中一人で作業をするため、孤独感を感じてしまうケースもあります。これにより精神的に不安定になってしまうなんてことも。

従業員が抱える孤独感は退職の原因にも繋がっていきますので、メンタルケアも含めて対策が必要です。

またテキストベースでのやりとりが増えることで、重要性の高い事項などがチャットツールなどに埋没するケースも多々あります。

社内でタスクの見える化ができるようTrelloなどのタスク管理ツールなども併用して利用すると良いでしょう。

Trello
驚きの使いやすさ。際限の無い柔軟性。抜群のモバイルアプリ。無料。Trelloを使えば、全体像から詳細まですべてを明快に整理できます。

4 リモートワークで準備しておくべきコミュニケーションツール

従来の働き方ではオフィスで従業員同士が顔を合わせ、その場でコミュニケーションを取ることで業務を遂行していきます。しかしリモートワークの場合、必要な時にコミュニケーションが取れるとは限りません。

そのため「Chatwork」や「Slack」などのWeb上のコミュニケーションツールの導入が必要です。

これらのサービスはタスク管理やファイルの添付も可能なので、リモートワーク時でも効率よく業務を進めることができるでしょう。

どのサービスを使用していいのか分からない方に向けて、3つの代表的なコミュニケーションツールを紹介していきます。

4-1 タスク管理「ChatWork」

ChatWork(チャットワーク)はChatWork株式会社が提供するクラウド型ビジネスチャットツール。

様々な業種・企業に導入されており事例も豊富にあります。また国際規格であるIMS認証を取得しており、仕事の重要なやり取りも安心して使えることが魅力です

1対1のやり取りはもちろんですが、複数で行うグループも作成できます。

フリープランの場合、最大14グループまで作ることが可能です。しかし業態によってはすぐに上限数に達してしまい、有料版へと切り替える必要があります。

ChatWorkではタスクを作成・編集することができるのも魅力の一つ。

自分のタスクはもちろんですが、相手のタスクも作成することができるため、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できることができます。

その後タスク完了ボタンを押すことで、相手と自分にタスク完了の通知が配信される仕組みなので、スケジュールの進捗管理が行いやすくなります。

ダウンロード | ビジネスチャットならChatwork
ビジネスチャットChatwork(チャットワーク)のデスクトップ版アプリ、モバイル版アプリのご案内です。いつでもどこからでも、快適に使うためにChatworkはブラウザだけではなく、デスクトップ、スマートフォンやタブレットなど様々な環境でご利用いただけます。

4-2 世界中で広く使われているコミュニケーションツール「Slack」

2013年にスチュワート・バターフィールド氏によって開発されたSlack(スラック)は、チームコミュニケーションツールの代表的なサービス。

無料で使用できるプランから有料プランまで用意されています。

Slackにはメッセージやファイルの共有などを行う場所を「チャンネル」と呼びます。

ChatWorkと異なり、作成できるチャンネルの数は制限されていません。これにより色々なプロジェクトに合わせたチャンネルを作成できることがメリット。

全メンバーが共有できる公開チャンネルや、閲覧と参加にメンバーからの招待が必要なプライベートチャンネルなどもあります。

多くのサードパーティーとの連携が可能で、好みのカスタマイズができることが大きな特徴です。

例えばTwitterやRSS更新情報の受信や、botの作成、ドメイン情報やドライブの共有など、様々なことがSlack上で直接できるようになります。

これにより作業の度に画面を切り替えることが不要になるため、よりシームレスに作業ができるようになります。

またSlackには「スレッド」と言われる機能を搭載しています。

チャットツールでは発言を時系列で表示されるため、チャンネル内で複数の話題が入り乱れることも。また自分にはあまり関係のない話題などで埋め尽くされてしまい、肝心なメッセージが埋もれてしまうこともしばしば。

このような場合にスレッドを活用することで、テーマごとに発言をまとめることができます。

一般的なチャットツールとの違いは、高いカスタマイズ性を活用するための知識が必要になること。

また無料版ではメッセージの総数が1万件を超えると、過去のメッセージを検索することができません。この場合は有料版に切り替えて閲覧を行いましょう。

Windows | ダウンロード
モバイル機器やデスクトップで使える Slack を無料でダウンロードしましょう。iOS、Android、Mac、Windows、Linux 版の Slack アプリで常に同期させれば、どこでも最新の情報を確認できます。

4-3 コミュニケーションツールLINEのビジネス版「LINE WORKS」

LINE WORKS(ラインワークス)はワークスモバイルジャパン株式会社がリリースしている、企業向けのクラウド型ビジネスチャットツール。もちろんスマートフォンやパソコンにも対応しています。

チャットツールとしての基本的な機能は搭載しており、「個人や組織の予定管理」「ファイル共有」「アドレス帳共有」「アンケート機能」といった他のチャットツールには搭載されていない機能を標準仕様で使えることが魅力です。

またLINEWORKSは高度なセキュリティを搭載しているため、アカウントの乗っ取りなどの危険性は低いと言えるでしょう。

データ保護のため24時間365日のシステム保守や、ウィルス対策などをサービスとして行っています。

LINEとつながる唯一のビジネスチャット - LINE WORKS
ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」ならチャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えます。PCだけでなくスマホでもフル機能が使えるので、働き方改革に有効です。

5 リモートワークで準備しておくべき勤怠管理ツール

前述した通り、リモートワークでは社員の勤務状態を直接確認することができません。これにより長時間労働を招いてしまうことがあります。

このことからリモートワークを行う際も、労働時間をしっかりと管理する勤怠管理ツールの導入が効果的。

給与計算や人事労務に関する各種手続きが行えるツールもあり、HR領域管理業務の負担を減らしてくれます。

どれを利用していいのか分からない方に向けて、3つの代表的な勤怠管理ツールを紹介していきます。

5-1 業界No,1のクラウド型システム「ジョブカン勤怠管理」

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供している勤怠管理システム。5名から最大1万名までの従業員数に対応可能です。

初期費用は0円。30日間無料で、全機能を制限なく利用することができます。無料期間終了後、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つのプランから自由に組み合わせて利用します。

プランが1つの場合、月額200円(税別)×人数で使用可能。

プランが一つ増えるたびに100円づつ増額していくので、4つのプランを利用した場合では月額500円(税別)×人数となるわけです。

No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」
導入実績50,000社以上。ITトレンド年間ランキング5年連続No.1。出勤管理、シフト管理、有休管理、残業管理まで勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えています。無料から使えるので、タイムカードと比べてコストや業務時間を大幅に削減します。

5-2 外国人労働者を雇用している企業も活用している「jinjer勤怠」

jinjer(ジンジャー)勤怠は、株式会社ネオキャリアがリリースしている企業の人事データを一元管理するためのHRプラットフォーム。

英語対応なので、海外展開している企業や外国人労働者を雇用している企業の利用も多いようです。

様々なプランを用意しており、「人事管理」「給与計算」「経費管理」「勤怠管理」「労務管理」「コンディション管理」「ワークフロー管理」。

初期費用は無料です。その後はプロダクトごとの料金プランで、企業の課題に合わせて複数のプロダクトを組み合わせて使用できます。

勤怠管理システムのjinjer(ジンジャー)|導入企業の継続利用99.4%の使いやすさ
クラウド型勤怠管理システム「jinjer勤怠」は使いやすさNo.1。タイムカードやエクセルでの勤怠管理が面倒だと感じていませんか?勤怠管理システムは、パソコンやスマホ、ICカードなどの打刻方法、労働時間の自動集計、アルバイトのシフト管理、従業員の有休管理、残業時間に対するアラート機能、英語対応など、勤怠管理に必要な機能...

5-3 多様な勤怠管理を実現してくれる「TeamSpirit」

TeamSpirit(チームスピリット)は、株式会社チームスピリットが提供している勤怠管理システム。

いつでもどこでも出退勤の打刻ができ、多用な働き方にあった勤怠管理を実現してくれます。複雑な残業計算も設定のみで自動集計して、日々の労務管理を支えてくれるんです。

初期費用は15万円で、月額3万〜4万5千円の費用がかかります。

企業に合わせたパッケージを3つ用意しており、全ての企業に必要な機能をまとめた、スタンダードパッケージ「TeamSpirit」。

また、社員情報管理を搭載した働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit HR」、リーダ向けにマネジメント機能を強化したパッケージ「TeamSpirit Leaders」を用意しています。

勤怠管理システム|TeamSpirit(チームスピリット)
TeamSpirit 勤怠管理システムは、WEBブラウザとモバイルからいつでもどこでも出退社の打刻ができ、スーパーフレックスやテレワークなど多用な働き方に合った勤怠管理を実現するクラウドサービスソリューションです。チームスピリットは、勤怠管理・工数管理・経費精算・カレンダーを一体にしたTeamSpiritで「働き方改革...

6 リモートワークで準備しておくべきWeb会議ツール

遠隔でもお互いの顔を見ながら会議ができるWeb会議ツール。最近は高画質で接続が安定したツールが多く、途中で途切れるなどのストレスも少なく円滑に会議を進めることができます。

1対1はもちろんですが、最大50名で行えるツールも。会議や離れた友人との会話など、様々なシーンで活用できることも魅力の一つ。

どれを利用していいのか分からない方に向けた、3つの代表的なWeb会議ツールを紹介していきます。

6-1 国内シェア率12年連続No,1「V-CUBE ミーティング」

V-CUBE (ブイキューブ)ミーティングは、株式会社ブイキューブが提供している、12年連続で国内シェア率がNo.1のWeb会議システムです。

パソコンやモバイルなど様々な環境で使用できる、HD対応の映像と高い接続性を誇る高品質のクラウド型サービス。

また、V-CUBE ミーティングは招待メールをワンクリックするだけで会議に参加できることや、映像・音声が高品質なのが特徴です。

同時に50人まで同じWeb会議を利用できるため、小規模な会議から多人数の会議や研修まで幅広く対応しています。

V-CUBE ミーティング | テレワークで日本を変える | Web会議・テレビ会議(TV会議)のブイキューブ
ブイキューブのWeb会議サービス「V-CUBE ミーティング」は、Web会議・テレビ会議のクラウド市場でシェアNo.1を達成!導入実績約5,000社以上。日経BP社「クラウドランキング」のベストサービスに選出。

6-2 多彩なデバイスとの接続可能な「Bluejeans」

Bluejeans(ブルージーンズ)は、Web会議システムとしての基本的な機能のほか、「チャット機能」「録画機能」「スケジューリング機能」など、このツール1つでさまざまな使い方が実現できます。

WebブラウザやSkypeといった他のツールからの接続も可能です。社内だけでなく社外のクライアントとの打ち合わせなどにも大いに活用できます。

仮想会議室(Web会議を行うためのツール上のスペース)は、ランダムに発行されるIDとパスコードで構成されているため、高いセキュリティのもとで会議を行うことが可能です。

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6-3 チャットをしたりビデオ通話ができる「Skype」

Skype(スカイプ)は、マイクロソフトがリリースするインターネット電話サービス。ビジネス用途向けには同社提供のSkype for Businessがあります。

1対1はもちろんですが、最大50人まで対応可能です。グループビデオ通話を無料で提供してくれており、どのモバイルデバイス、タブレット、パソコンでも行うことができます。

Skype をダウンロード | 無料通話 | チャット アプリ
Skypeをコンピュータ、携帯電話、またはタブレットにダウンロードすれば、どこからでもご家族やお友達と連絡を取ることができます。

7 リモートワークで気をつけたい情報管理

リモートワークを導入する際に、注意しておきたいのがセキュリティ対策です。

前述のように作業場所が自宅だけではなく、カフェやコワーキングスペースなどの公共スペースで作業するシュチュエーションも増えてきますので、万全なセキュリティ対策が求められます。

また仕事の効率化を図り、アプリを活用することもしばしば。しかしそんな便利なアプリにも情報漏洩の危険性があるので注意が必要です。

ここでは、リモートワークで気をつけたい情報管理対策について説明していきます。

7-1 フリーWi-Fiは提供元がはっきりしているものだけ使用

公共の場ではフリーWi-Fiを使用することもありますが、提供元が不明なWi-Fiには繋がないようにしましょう。

街中には様々なフリーWi-Fiが飛んでいますが、中には怪しいものもあることを忘れてはいけません。使用する場合には提供元がはっきりしているものだけ使うようにしましょう。

フリーWi-Fiの使用が不安な方は、自分でモバイルWi-Fiルーターを持ち歩くことをおすすめします。これは簡単な設定をするだけで、自宅や外出時でも自由にインターネットに繋ぐことができる通信端末器です。

しかしモバイルWi-Fiルーターでもセキュリティリスクがあることを忘れないでおきましょう。

対策としては接続時に必要な「SSID」と「パスワード」を定期的に変更すること。また使用しない場合には電源を切っておくことで、セキュリテイリスクを抑えることができます。

7-2 SSL化されていないサイトに注意

時として、SSL化されていないサイトにも注意が必要です。

SSL化とはWebサイト全体を暗号化通信にすることを意味しています。これは簡単に言えば情報の流出や改ざんが起こりづらくなっているということ。

一方で、SSL化されていないサイトであれば情報の流出や改ざんのリスクが高まるので、注意が必要です。

SSL化されているサイトかどうか見極めるためには、サイトのURLを見て、「http://」に「s」がついて「https://」になっていれば、SSL化されている証拠です。

ChromeであればURLの左横に鍵マークがあり、それをクリックすると「この接続は保護されています」と表示されます。

これ以外の表示がされる場合はSSL化されていないケースも考えられるので、大切な情報を扱っている場合には注意が必要です。

7-3 セキュリティ意識の徹底

個人情報や重要なデータを閲覧する場合には、公共の場では控えるようにしましょう。見ず知らずの、第三者から覗き見されることも考えられます。

そこから大切な情報を盗み取られ、情報が漏洩してしまうことも。少しくらいなら大丈夫だろうと、軽い気持ちで情報を扱っていると痛い目を見ることになりかねません。

リモートワークを行う社員それぞれが企業の情報に対して、強いセキュリティ意識を持つことが大切です。業務場所や業務方法に細心の注意を払うようにしましょう。

7-4 アプリを利用することでの危険性

仕事の効率化を図るために、アプリを利用することもしばしば。しかしそんな便利なアプリにも情報漏洩の危険性があることを忘れてはいけません。

Web会議システムを提供している「ZOOM」において、セキュリティ問題が発生しています。

ZOOMの1日の利用者は、2019年の12月時点で1000万人程度でした。

現在では新型コロナウィルスの影響で、友人とのコミュニケーションツールとして利用するケースや、多くの企業がリモートワークに移行したことで、2020年3月時点では1日の利用者がなんと2億人まで増加しました。

そんなZOOMですが、ユーザーの許可なくOSの資格情報を盗まれる脆弱性や、Facebookアカウントを持っていないユーザーでも、データをFacebookに送信されてしまうなど、数々の問題が発生しています。

また、「Zoom Bombing(ズーム爆弾)」と呼ばれる迷惑行為も問題視されています。

これはZOOM会議に招待していない第三者が勝手に会議に参加し、不適切な画像や動画を画面共有するなどの会議全体に対して嫌がらせをする行為です。

日本だけではなく世界中で非常に人気のツールだったため、様々な企業やユーザーが取り入れていましたが、この発表を受けてZOOMの使用を禁止している企業が増えました。

このような危険性を避けるための対策方法としては、最新版のZOOMを公式サイトより入手することです。

アップデートなど、セキュリティ向上が行われている最新バージョンのZOOMを利用することがポイント。

またZOOM会議のURLをよく確認し、安易にクリックしないこと。サイバー犯罪者は正規に似たドメインを利用し、偽物のZOOM会議URLを送ってくる可能性があります。

このためクリックする際に正規のものかどうかを再確認することが大切です。

 まとめ

今回は新型コロナウィルスの影響で、注目を集めているリモートワークについて解説してきました。

リモートワークを導入することで、時間効率を高めることによる生産性の向上や、多様化する従業員の嗜好性への対応、コミュニケーションコストの最適化など、様々なメリットが享受できます。

反面、情報漏洩リスクや人事労務管理、評価管理、特定の人のコミュニケーションロスなども懸念されますので対策が必要です。

リモートワークの導入を検討していたり、すでに導入しているが課題があるといったケースのお役に立てれば幸いです。

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