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まずは管理会社に連絡を!オフィスでトラブルが発生したときの対応方法

オフィスを借りたとしても、雨漏り、台風、水道管の老朽化などによって問題が発生することも当然考えられます。

そんな時こそ焦らず行動することがとても大切。

今回は万が一の事態のために頭に入れておきたい、トラブルへの対応策を紹介していきます。

1トラブルが発生したらまずは管理会社に電話を

トラブルは自分達で解決しにくいことがしばしば。そんなときはプロに電話をして相談してみましょう。

ですがトラブルが発生するとどこに電話すればいいか分からなくなってしまうことも…

そんな時は契約時の契約書を見てください。

契約書には賃貸契約書重要事項説明書の2つがあります。

後者の重要事項説明書には借りている建物の管理会社の連絡先が掲載されています。まずはそこに連絡することが最優先です。

もし連絡先がわからない場合は、契約時に仲介をした会社に連絡をしてみましょう。調べてくれるはずです。

2 すぐに修理会社に電話をするのはちょっと待って

まず修理会社に直接連絡してしまいがち。

ですが基本的にはあまりオススメできません。

なぜならば、管理会社の方で修理会社と契約を結んでいることも多く、自社で修理会社に依頼するよりはコスト面で安く抑えられることがあるためです。

また居抜き入居では、前入居者が置いていった設備などは借主が修理すると契約書に記載されている場合もあります。このような特約が定められているので、室内の設備と契約書の内容は契約時に細かく確認しましょう。

3トラブルが発生した場所がどこか確認しよう

建物内にはトイレなどの様々な方たちが共有で使用する共有部と、自社の敷地内の占有部の2種類があります。

重要事項説明書にも共有部の管理会社はA、占有部の管理会社はBと表記されています。

トラブルが発生した場所によって相談する会社が異なることを意識しておきましょう。

4 よくあるオフィスのトラブル

  • エアコンの故障・効きが悪い
  • 雨漏り
  • 水回りや電気・ガス・水道の故障(オーナー名義での契約の場合)
  • 壁やドア、窓の破損
  • テナント同士のトラブル
  • 自然災害による建物の破損

地震・台風・洪水などの天災により建物や室内に損害があった場合は、避難や人命の救助が最優先です。人の命に緊急性がある場合を除き、破損した箇所は触らずに、メモや写真撮影などで記録をしておきましょう。

個別で契約しているインターネットや電話回線・ライフラインのトラブルは、契約している公共機関へお問い合わせください。

まとめ

トラブルが発生した際にはまず管理会社に連絡してください。

ですが会社の業務に直接影響するような緊急性の高いトラブルの場合もあるでしょう。臨機応変に対応できるように、普段から連絡先や対応策を把握しておくことが大切です。

オフィスにおける防災対策についてはこちらの記事を参考にしてください。

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