現代社会において、一般家庭や企業のみならず、セキュリティに対する意識が年々高まってきています。
オフィスセキュリティと聞くと外部に対する対策をイメージしがちですが、内部の不正持ち出しや情報漏洩なども注意が必要です。
企業にとって機密情報を守ることは、会社の存続にも関わるとても重要なポイント。
でもセキュリティ対策の重要性は分かるものの、何をやっていいのか分からない方も多いのではないでしょうか？
今回はオフィスにおけるセキュリティについてのおすすめグッズやポイントなどを解説していきます。
1 オフィスセキュリティ対策とは
社内には様々な資産、情報、機材があります。大まかに例をあげると以下の通り。
- 顧客や社員の個人情報
- 開発中の新商品に関する情報
- 社内での会議資料
- 財務情報
- PC
- 契約書
- 管理カード
などが考えられます。
企業の内部情報、取引先の情報などが一歩間違って外部に流出なんてことになれば、時として大きなダメージを受けてしまうかもしれません。
そのためオフィスセキュリティ対策の導入は企業価値や取引先、顧客の信頼を守る大切な投資と考えられます。
まずは企業として行えるセキュリティ対策をしっかり行うことが大切です。
オフィスセキュリティ対策は、「外部から内部」「内部から外部」の2つがポイントです。
外部からの不正入室を防ぐためには、「入退室管理の見直し」「私物の持ち込み管理」などが重要。
一方で内部からの情報漏洩を防ぐためには「機密文書などの保管場所の見直し」「文書や物品管理の見直し」「鍵の管理の見直し」「自宅業務のフローの見直し」なども必要です。
2 オフィスセキュリティの3つの対策
企業で行えるオフィスセキュリティは「人的対策」「物理的対策」「技術的対策」などがあり、それぞれの対策方法を解説していきます。
2-1 人的対策
人的対策とは従業員や組織の防犯に対する意識付けを徹底することです。対策例は以下の通り。
- 情報セキュリティポリシーの策定、実施
- 社内規定の遵守
- 情報セキュリティ教育の実施
- パスワード、アクセス管理
などがあります。個人情報そのものの重要性や万が一漏えいした際の危険性、またその取扱い方法に関する注意事項などをしっかり周知しましょう。
2-2 物理的対策
物理的対策は防犯対策や入退室管理などの対策。パソコンや機密書類などの盗難や紛失に備えることです。
物理的対策例は以下の通りです。
- 入退の日付、時刻を記録する
- IDカード等の認証システムの導入
- 暗証番号錠、ICカードなどの施錠管理
- 社員、訪問者の証明書等を常時表示する
- 重要な部屋・場所(セキュリティエリア)への立ち入りは、必要最小限にする
などが挙げられます。
物理的セキュリティは、設備の導入が必要になるケースもあるためコストがかかる場合もあります。
一方で少しの工夫で現状より高セキュリティな環境へと変更することも可能に。
2-3 技術的対策
技術的対策では施錠や解除の履歴管理を備えた収納システムなどがあり、技術的な情報セキュリティシステムの強化を意味します。対策例は以下の通り。
- パソコンへのログインID・パスワードの管理
- ファイアウォールの設定
- 侵入検知システムの導入
- ウイルス対策ソフトの導入
- 認証システム
- 外部媒体への書き込み禁止
- ログ管理
- web閲覧制限
- アクセス権限の管理
技術的対策は非常に効果がありますが、技術の進歩により新たな抜け道を発見されたりすることも。他の対策に比べ見直しのサイクルが早いことがポイントです。
3 機密文書の保管方法
企業にとって機密文書の保管はとても重要なポイントで、キャビネットや金庫の物理的なセキュリティ対策が必要です。
機密情報を含んだ書類を机の上に積み上げたり、少しくらいならと放置したりすると紛失の原因や第三者に盗難されるなんてことも。
適切な場所に保管して第三者がアクセスできないように対策することが大切です。機密書類の場合、管理するポイントは以下の通り。
- 書類はキャビネットや机の引き出しに施錠した状態で保管する
- 最終退室時には最後に出る者が施錠の確認を行う
- 情報資産の重要度に応じラベリングし管理する
- 保管場所や保管期限を明確にする
- 鍵の管理者を明確にし、持ち出しする場合は管理を行う
機密情報は紙媒体だけではありません。サーバーやパソコンにデータとして保存しているケースも多数。
情報対策を怠ると機密文書に比べ、一度に多くの機密データを持ち出される可能性があるので特に注意が必要。機密データの場合、保管や保存をするポイントは以下の通りです。
- パスワード設定や暗号化し保存
- バックアップがとられているサーバーに保存する
- ファイルやフォルダに適切なアクセス権限を設定し保管
- 記憶媒体は施錠可能な場所に保管する
4 覗き見防止対策
4-1 覗き見を防止するためのポイント
機密情報を扱うような作業スペースには、物理的なセキュリティ対策が必要です。対策方法は様々ありますが、具体的には以下のような対策が考えられます。
- スペースをパーテーションで囲んだり、卓上パーテーションを設置する
- 機密情報を取り扱うための専用の部屋を用意する
- オフィスレイアウトを変更する
コストも少なく対策ができるので、オフィスを見直してみましょう。
4-2 コピー機からの情報漏洩に注意
情報漏洩の原因の多くは、実は紙媒体がほとんど。2016年1月に「情報処理推進機構」が複合機（コピー機）の注意喚起をしたほどです。
紙文書を印刷する複合機やコピー機で、セキュリティ対策を行うことが必要。情報漏洩を未然に防ぐため最も効果的なものが、紙媒体を出力する複合機の操作ログや実物データの取得です。
基本的にはコピー機などにはセキュリティ対策は施されていません。
例えば株式会社大塚商会が提供しているサービス「Logキャプチャ NX Plus」であれば、「いつ」「誰が」「何を」を残すことを可能にしてくれます。
Logキャプチャ NX Plusには4つの特徴があり以下の通り。
- 複合機に対して行った操作内容を画像として保存
- 操作の対象となった書類内容も画像として保存されます
- 万が一情報が漏れた場合も流出経路を特定することが可能
- 社員のICカードや認証機能を利用することで、個人も特定することができます
日常的に扱うからこそ、見直しが必要です。
5 セキュリティカメラの導入
5-1 セキュリティカメラを導入する際のポイント
セキュリティカメラを導入することで、内外部の者に機密情報を持ち出されるリスクを抑制することができます。
万が一情報漏洩が発生した場合でも原因の究明に役立つことも。また夜間のオフィスでは無人になるため監視の役割を果たしてくれます。
防犯カメラには大きく「ボックス型」「ドーム型」の2つの種類に分類。
ボックス型は天井に設置するタイプで、いかにもカメラらしい見た目をしているため存在感があり犯罪抑止の効果が期待できます。
ドーム型はドームの中にカメラが収められているため、あまり目立たないような設計になっています。ボックス型に比べ、監視する範囲が広くなることが特徴。
セキュリティカメラの機能は夜間や暗い場所での鮮明な映像を残すことや、現場の音声まで確認できるマイク内蔵のカメラがあります。
また、第三者に攻撃されても簡単には壊れない衝撃性に優れているものまで種類は様々。
このように防犯カメラにはタイプが色々あるため、設置場所や目的などを考慮して選ぶことがポイントです。
5-2 次世代型スマート防犯カメラ「Secual Cam Ady」
Secual Cam Ady（セキュアルカムアディ）とは、株式会社Secual（セキュアル）が2020年の冬を目処に発売予定のAIを搭載した次世代型スマート防犯カメラ。
窓やドアに設置した独自センサーにより、不審者が侵入しようとした際の振動や衝撃を検知し、スマホアプリへアラート通知を行ってくれます。
また、一般的なセキュリティカメラに搭載されている基本機能はもちろんですが、AIによる来訪者の認識機能および相手に応じた音声応答機能を搭載予定。
グッドデザイン賞にも選出され、注目を集めているセキュリティカメラです。
6 入退室管理システムの導入
オフィスは人の出入りが激しいため、入退室管理システムを導入することがおすすめ。
最近ではスマートフォン等の機器を用いてドアの開閉や、入退室の管理を行うことができる「スマートロック」が普及しているんです。
ここでは様々な用途を持ったスマートロックを紹介していきます。
6-1 様々な機能を搭載した「Qrio Smart Lock」
Qrio Smart Lock（キュリオスマートロック）とはQrio（キュリオ）株式会社が提供するスマホでカギを操作できるスマートロック。
アプリと連動させることで、鍵のシェアやハンズフリーで扉を開閉することが可能になります。専用アプリはios･Android共に対応可能です。
またスモールオフィス向け鍵管理システム「カギカン」を、2017年にサービスの提供をスタート。
「カギカン」は従来よりQrioが提供している工事不要の後付型スマートロック「Qrio Smart Lock」と、スモールオフィス向けの鍵管理システムを一括で提供するサービスです。
高層ビルなどを所有する大企業ではカードキーなどでビルのセキュリティを管理することが多いですが、そのような設備があるのはほんの一部。
一般的な企業では限られた鍵を社員間でやり取りしながら管理します。一部の社員だけで管理していると、家に鍵を忘れてしまったり社員間の受け渡しが上手くいかず鍵がないなんてことも。
そのような悩みをQrio Smart Lockとカギカンのサービスを連動することで解決してくれます。
取り付けには工事が不要で、強力な両面テープを貼りつけるだけで設置が完了します。剥がす際も後残りしにくいのも魅力の一つ。
暑い夏でも寒い冬でも機器が正常に動作するように、厳しい検査を行っています。サムターン式だけではなく、プッシュプル錠への対応もしているので様々な扉の鍵の種類に対応。
Qrio Smart Lockは自宅などでも利用されていますが、鍵の共有機能や管理機能、自動オートロック機能を搭載しているのでオフィスとの相性も抜群です。
6-2 アプリ導入が不要の「RemoteLOCK」
RemoteLOCK（リモートロック）とは国内だけではなく、世界でも利用されているスマートロックです。
RemoteLOCK自体に暗証番号を押すボタンがついているため、鍵が不要なことが特徴。
スマートフォンと連動するスマートロックが主流ですが、これは暗証番号をつけることで利用者のアプリ導入を不要としています。
RemoteLOCKはドアに設置する本体と管理ソフトの2つだけで完結するシンプルな設計。
暗証番号の設定数は1,000通り可能で、暗証番号の発行や廃止は管理ソフトから遠隔で行うことができます。
オフィスで利用する場合に社員それぞれに暗証番号を割り当てられることができ、いつ誰が入退室したのかを把握することも可能。
入室可能な曜日や時間帯を設定することができるので、例えば週末は入室不可にすることもできるんです。
専用の管理ソフトでは入退室の履歴チェックの他にも、入退室時のメール通知機能も搭載。
RemoteLOCKを設置する場合は本格的な設置工事が必要。本体と設置工事費を含めると初期費用として約7万円程度のコストがかかります。
もちろん、簡単には取り外しができないので他のスマートロックに比べ、鍵をこじ開けられたりなどの心配が少なくセキュリティ面では安心です。
7 機密処理の破棄方法
オフィスには企画書や顧客情報、従業員の給与情報など様々な機密情報が溢れています。
そんな重要な機密情報ですが、管理することはもちろんですが廃棄する際も注意が必要。
一般的に機密文書を処理するためにシュレッダーを使用することがほとんど。そんなシュレッダーに変わるサービスも登場しています。
ここでは機密情報などを処理する際におすすめなシュレッダーと、それに変わるサービスを紹介していきます。
7-1 復元不可能なレベル「フェローズのオートフィードシュレッダー」
フェローズが販売している「250M-2」は、復元不可能なレベルで自動で細断してくれるオートフィードシュレッダー。
自動細断機能を搭載しており専用の用紙トレイにまとめてセットするだけで、後は自動で処理をしてくれます。
一枚一枚シュレッダーにいれる作業を省くことができるので、時間の有効活用にも繋がることがメリット。用紙トレイには最大数百枚の用紙をセットすることが可能です。
またシュレッダーで紙が詰まってしまうこともしばしば。
この製品ではオートフィードシステムを採用しており、スリットの入った螺旋状のプレートが回転してセットした用紙を確実に引き込んでくれます。
規定枚数のみ引き込みしない仕組みになっているため、多重給紙が発生せず紙詰まりの心配はありません。
処理スピードも優れており、A4サイズの250枚分の書類を約5〜8分で処理してくれることも魅力の一つです。
さらにホッチキス留めされている書類やクレジットカードなどのプラスチックカードも紙と同様に細断してくれます。
7-2 機密文書処理シェアNo,1「保護（まもる）くん」
「保護くん」とは株式会社パープルが提供している機密抹消･リサイクルサービス。現在では12,000を超える事業所が導入しており、業界シェアNo,1を獲得している程です。
シュレッダーはとても便利ですが、以下のような悩みがつきものではないでしょうか。
- 処理に時間がかかる
- 紙詰まりでシュレッダーが止まる
- 手入れが大変
- 処理後のゴミの処理が大変（その際、散らかった紙クズの掃除が手間）
- リサイクルできない
- 音がうるさい
などがあげられ、保護くんではこのような悩みを解決するためにスタートしました。
用意された専用BOXに処理したい書類を投入するだけで完了。大きな投入口になっているのでクリップ･バインダー･クリアファイルごと投入することも可能です。
投函された書類は閲覧できないように投入口の取り出し防止弁で、書類の戻りも防止してくれるので機密性が保たれます。
最終的に機密処理された書類は紙資源としてリサイクルされるんです。シュレッダーでは処理後にリサイクルができないため、企業の環境貢献活動にも繋がります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はオフィスにおけるセキュリティ対策について解説してきました。
企業で行えるオフィスセキュリティは「人的対策」「物理的対策」「技術的対策」があり、外部だけではなく内部に対しても対策を行うことがポイントです。
オフィスには重要な情報が溢れており、「機密文書の保管方法」「覗き見防止対策」「セキュリティカメラの導入」「入退室管理システムの導入」「機密処理の廃棄方法」など保管方法や対策は様々。
現在ではアプリと連動したセキュリティグッズやサービスなどもあるので、今回の記事を参考に、オフィスのセキュリティ対策を見直してみてはいかがでしょうか。
