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これを揃えれば安心! 申込時、契約時必要な書類って?

オフィスを借りる場合、様々な書類を提出しなければならないケースがほとんど。申込時、契約時のタイミングでは多くの書類の提出が求められます。

書類によっては手に入れるのに時間がかかるものもある為、事前に揃えておけばスムーズに手続きを進める事ができます。

そこで今回は、オフィス移転にあたって必要な書類を、申込時と契約時に分けてご紹介していきます。

1 基礎的な用語の意味を確認しておこう

1-1 申込とは

物件を借りたいという意思表示の事。

1-2 審査とは

申込をした後にオーナー側にて賃料の支払い能力があるのか、オーナー側の審査基準をクリアしているかなどを調査する事。

1-3 契約とは

オフィスを借りる際に、オーナー側とお客様側が条件を合意させて、賃貸借契約を結ぶ行為。
契約書にサインと実印を行う必要があります。

2 オフィス移転に必要になる書類の意味を理解しよう

2-1 申込書

どの物件にどんな条件でどんな会社が入居希望しているのかを記載する資料です。

オフィスビルの場合、現在提示されている賃貸条件のまま借りたい方よりも、少しでも安くお得に入居したいと思う方がほとんどです。

その為、交渉したい条件で記載し、「この条件で入居したい」と希望を出して交渉する必要があります。

最近は交渉できないケースもありますが、仲介業者にどの点が交渉できそうか?などを確認して協力しながら進めていくのがポイントです。

2-2 保証会社申込書

物件の申込時に合わせて保証会社に保証人がわりになってもらう為、審査を受ける必要があります。

料金としては、家賃1ヵ月分が初回に発生して、1年に1回費用が発生したり、2年に1回発生するケースがあるなど物件によって変化するため、確認が必要です。

コンパクトな物件は保証会社の利用必須が多くありますが、50坪を超えても保証会社の利用必須になる事も。

2-3 会社謄本コピー

会社が実在しているかどうか、役員陣の確認や、資本金などの把握の為に提出が必要です。

2-4 会社概要

どういった事業を行なっているかを確認する為に提出が必要です。

最先端の事業や複雑な事業をしていると、事前に仲介業者に説明をしてからオーナー側へ話してもらったり、オーナーによっては直接説明をお願いされる場合もあります。

どういった事業を行なっているかが理解しやすい資料があるとスムーズに進みます。

2-5 決算報告書

BS/PL/販管費の3点を3期分提出するケースが多く、オーナーによっては勘定科目付きで提出希望をもらう時もあります。

会社の財務状況を確認して、家賃支払い能力を確認します。

3期分提出が必要なのは、会社が拡大しているかどうかを決算書の数字を見て判断する為。

3期分の決算書が無い場合は今期試算表など別の資料を提出して審査をしたり、また保証会社に加入すれば審査に通過する可能性があります。

2-6 事業計画書

決算報告書が3期分無い場合や、資金調達をして先行投資中の企業の場合など、オーナー側へ提出する決算書がどうしても黒字になって無いケースもあります。

今後どのような成長をするのかを理解してもらう為に事業計画書の提出が必要です。

2-7 連帯保証人の身分証明書

主に代表者が連帯保証人になります。その際は運転免許証の裏表コピーや、パスポートコピーなどの提出が求められます。写真が無い身分証よりも写真付きを求められます。

2-8 連帯保証人の収入証明書

源泉徴収票が一番用意しやすいですが、公的な資料を求められるケースがあり、下記のような資料を求められる場合があります。

  • 確定申告書の税務署印押印部分
  • 課税証明書
  • 住民税決定通知書

まずは源泉徴収票でも審査できそうな場合、提出して難しければ別の資料を用意してもらうなどで対応する事もできますので、仲介業者に聞いてみましょう。

2-9 会社の銀行口座残高コピー

資金調達をしているケースには、会社の決算書のみだと家賃支払いできるかを疑問に思われてしまい、審査通過しづらいケースも。

調達後の銀行口座残高をコピーして支払いに問題ない旨をアピールする必要があります。

2-10 今期の月次試算表

今期が半年以上経っている場合などは求められるケースも。

移転をする場合、直近の方が財務状況が良い為、合わせて提出した方が良いアピールになる可能性があります。

3 契約時資料

ここからはオフィスを契約する時の資料をまとめていきます。

オーナー側に渡す資料、保証会社加入が必要な場合、両社に渡す必要がある場合など、どの会社に何の書類が必要か、確認が必要です。

原本で発行3ヶ月以内の書類を用意しましょう。

3-1 会社謄本

現在事項全部証明書と履歴事項全部証明書の2種類があります。事前にどちらが必要か確認しましょう。

履歴事項全部証明書であれば過去分も記載されており、迷った時には履歴事項をとれば問題ないことが多いです。

3-2 会社印鑑証明書

契約書に押印する為、実印登録されている印鑑かどうか判断する為必要です。

3-3 連帯保証人住民票

身分証明書を提出している場合、不要になるケースもありますがオーナー側より求められる場合もあります。

その際には、本籍地やマイナンバーなしの種類を選びましょう。

3-4 連帯保証人印鑑証明書

契約書に押印する為、実印登録されている印鑑かどうか判断する為必要です。

3-5 会社実印

契約書押印時必要です。

3-6 連帯保証人実印

契約書押印時必要です。

3-7 ゴム印

契約時にあると契約時間が短縮されるので作っておくことをおすすめします。

契約書2部、重要事項説明書2〜3部、保証会社契約書1部や、他にも保険や他にも鍵引渡し書や覚書、定期借家説明書などなど記載する書類がたくさんある場合、全て手書きだとかなり大変になってしまいます。

そのためゴム印があると負担が解決されます。

まとめ

改めて取りまとめると、下記のようになります。

【申込のタイミング】

  • 入居申込書
  • 保証申込書
  • 決算報告書
  • 今期試算表
  • 会社謄本のコピー
  • 会社概要
  • 事業計画書
  • 会社の口座残高のコピー
  • 連帯保証人の身分証明書
  • 連帯保証人の収入証明書

【契約のタイミング】

  • 会社謄本
  • 印鑑証明書
  • 連帯保証人の住民票
  • 連帯保証人の印鑑証明書
  • 実印
  • ゴム印

ただし物件毎に異なってくるため、仲介業者から指示がある書類を順次用意していくようにしましょう。

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