お役立ち

オフィスのコスト削減のために意識しておきたいポイントとは?

会社を運営していくにあたりオフィスの重要性はもはや言うまでもありません。

コロナウィルスによりリモートワークが一般的になった今、「オフィスのコスト感」への関心が高まっているとも言えます。
オフィスでは知らず知らずにコストがかかってしまい、いつの間にかキャッシュを圧迫してしまっていることも…

今回はオフィスでのコストを削減するにあたり注目したいポイントをご紹介していきます。

1 コストを把握し、インパクトのある数字から対策を行う

オフィスにおける経費削減を進める場合、まずはコストが何にかかっているのかをしっかり把握することが大切。

コスト削減を実現するためにはインパクトがある費用項目から手入れをすることが求められます。
コストがかかっている項目ではあるものの削減が非常に難しい場合は、一旦優先順位を下げることも検討しましょう。

まずは削減しやすい経費から対策を進めます。

というのもコスト削減にあたって多大な努力が必要になる場合はなかなか成果が上がらず、取り組みを行っているチームや人のモチベーションが下がってしまうおそれがあるため。

削減しやすい費用項目から取り組みを行えば、短期間に成果が上がり効果を実感できるようになります。

2 経費を考える際にチェックしたい8つのポイントとは?

オフィスの経費を削減したい場合、様々なアイデアが存在します。
代表的なコスト削減の項目をご紹介していきます。

2-1 オフィス賃料

コスト全体へ占める割合が大きいのが、言わずもがな自社オフィスの賃料。
一般的には、粗利(売上総利益)に対して10~20%程度の賃料が目安と言われています。

また、オフィスリースの契約時に必要な敷金・礼金も、負担の大きい勘定科目です。
物件にもよりますが、敷金は賃料の6か月~1年程度に設定されるケースが多く、多額のイニシャルコストが発生します。

オフィスなどの賃料を引き下げる施策は、タイミングなども大切ですが、もし適切に行うことができれば大幅カットが期待できる項目です。

事務所が賃貸の場合は、レイアウトを見直して最小スペースで業務を行い、余った部分は賃貸契約を打ち切ると賃料を削減できることも。

また、同じ広さでより費用の負担が少ない物件に引っ越すことも有効でしょう。

さらに賃料引き下げ交渉の余地があれば有効活用したいもの。

事務所以外に倉庫などを借りている場合も同様の取り組みを行うと、賃料全体の引き下げにつながります。

2-2 ITコスト

業務に使うパソコン・タブレットなどのハードウェア費、オフィスソフトやセキュリティソフトなどのソフトウェア費、Webサービスの運営に必要なネットワーク費などの「ITコスト」。
不可欠なサービスもあるとはいえ、知らず知らずのうちにSaaS契約が増えてしまい、いつの間にか莫大なコストになっていることも…

今使っていないツールは何か、本当にそのツールは必要なのかなどを検討し、コストカットを行うことも大切です。

2-3 通信費

通信は、業務、社内外のコミュニケーションに欠かせないものです。

社内電話をより安い法人契約やIP電話に移行させる、不要な電話回線の解約、プロバイダ変更などでネット通信コストを削減することも有効な打ち手です。

細かな契約が多い部分ですが、見直してみると案外大きな金額になっている可能性もあります。

2-4 電気、ガス、水道などのエネルギーコスト

エネルギーコストとは、オフィスの維持管理に欠かせない光熱費のこと。
中でも特にウェイトが大きいのが、電気代でしょう。

エアコンは特に目立つ光熱費の1つであり、就業時間に合わせてエアコンの使用時間を制限するなどの方法が考えられます。
エアコン使用時間の制限や電力会社の見直しも視野に入れることも大切です。

中でも水道や光熱費は見逃しがちなコストですが、ぜひとも取り組みたい削減項目。
残業時間は必要な場所だけ電気を使用し、それ以外は消灯する方法も有効です。

電力会社の見直しも視野に入れてみてください。

業態によって差はありますが、一般的にはオフィスの規模が大きくなるほど光熱費は増加する傾向にあります。

2-5 事務用品やコピー紙などの消耗品費

オフィスで使う消耗品を見直すこともおすすめ。
一つ一つのコストは小さいですが、総額で見ると無視できないコストです。
印刷に使うコピー用紙やボールペン、マーカー、ホチキス、のりなどの文房具が消耗品費の代表例ですね。

総務などが調達する消耗品を抑えることでも対応することができます。

価格比較が容易なインターネットでの購入、まとめ買いなども有効です。
また、過剰なストックの見直しも行いましょう。

2-6 コピー費用

初期設定や用紙の変更、コピー機の保守メンテナンス頻度の見直しも効果的。

印刷のデフォルト設定を白黒印刷にするなど初期設定を変更すると不要なカラー印刷を減らすことが可能です。

また、用紙の変更も選択肢の1つ。
社外用の印刷物は普通用紙を使い、社内用は安い用紙や裏紙を使うなども検討しましょう。
裏紙を再利用しやすいような環境を整えることも必要です。

さらに、コピー機の保守メンテナンス頻度を減らすために見積もりを取り、より安いコストでメンテナンスをしてもらえるように契約変更することも大切です。

2-7 ペーパーレス化の推進

会議での資料コピー配布の廃止、チャットツールの導入なども有効な打ち手です。

デジタル系の企業ではペーパーレスが日常的になっていますが、そうでない会社ではまだまだ紙を中心とした会議が多く存在しています。
そのような場合は社内用の書類印刷を控えるように周知する、会議では資料のコピー配布をやめ、PC持参もしくはスクリーン投影で対応するなどの方法があります。

また、電話の伝言はメモで渡さずチャットツールで伝えるなどの方法も有効ですね。
ペーパーレスが進むことによって、紙代、印刷代の節約だけでなく、のりやボールペン、ホチキスなどの文房具関連備品コスト削減、ひいては時間を削減することにも繋がります。

2-8 オフィス用品費の削減

オフィス用品コストとは、コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金の総称。

オフィス用品コストは、エネルギーコストや消耗品費とも関係してきます。

従業員数が多く、多数のOA機器が稼働している企業では、電気代やコピー代も増加してしまいます。また、従業員の残業時間と比例してOA機器の稼働時間も増加します。

そのため、経費削減の効果が高い勘定科目の1つといえますね。

まとめ

オフィス賃料をはじめとして、オフィス経費の負担は経営に負担をかけてしまうことも。
特にベンチャーやスタートアップにとっては無駄な経費の削減は非常に大切。

経済産業省の「商工業実態基本調査」によれば、売上高に対する「販売費及び一般管理費」の割合は、中小企業の方が高いという報告もあるようです。

費用が気になる際はぜひ見直してみてくださいね。

タイトルとURLをコピーしました