お役立ち

会議をより効率化するためのポイント(会議にあると便利なアイテム/ファシリテーターの重要性)

企業にとって「会議」は日常茶飯事。

しかし事前準備ができておらずグダグダな会議や、毎回同じ内容の会議など、発言者が明確になっておらず沈黙が続いてしまう会議など、「なんだかこの時間、無駄なのでは…」と感じたことはありませんか?

様々な意見が飛び交い、様々な観点で話が発展する中、上手に舵取りしながら議論の目的にたどり着けるようにしていくための工夫はとても大切ですよね。

そこで今回はディスカッションが捗る便利アイテムやアプリ、ファシリテーションの観点まで紹介していきます!

1 より会議を効率化するためのおすすめグッズ

会議を効率的に進める工夫はたくさんあります。

時としてホワイトボードやスピーカー、プロジェクターなどの便利グッズを使用するのもおすすめ。

まずはおすすめの便利グッズを紹介していきます!

1-1 持ち運びにも便利「nu board」

どんなところでも参加者の認識を合わせ、可視化できる便利グッズです。

nu board(ヌーボード)とはノート型ホワイトボードです。持ち運びにも便利で、カフェなどでの打ち合わせにも最適なアイテム。

コンパクトで省スペースなので、狭いところでも自由自在に貼ることができます。

nu board(A2判・A3判・A4判・新書判・FME) – 欧文印刷株式会社

1-2 音響機器を手掛けるYAMAHAのスピーカー

雑音が入って会議が頻繁に止まってしまい、議論の鮮度が失われてしまう恐れもしっかり解決してくれるアイテム。

YAMAHAが提供している「ユニファイドコミュニケーションスピーカーフォン」は、マイクで収音した音から人間の声を高い精度で判定する技術「Human Voice Activity Detection(HVAD)」を搭載。

話す声を正確に集音するため、周囲で雑音が多いオープンスペースでのWeb会議も快適です。

USB接続だけでなく、NFCやBluetooth、Audio IN/OUTなど様々な接続方法に対応。パソコンやスマートフォンなどさまざまなデバイスで利用できることも特徴の一つです。

多人数で行う場合にも適しているので、様々なシュチュエーションに対応できます。

YVC-300 特長
ヤマハのYVC-300のページです。ユニファイドコミ&...

1-3 薄型で軽量なEPSONのプロジェクター

スライドがないと会議が捗らないような議題もこれで安心。

EPSONが提供している「B-1780W」はビジネス向けのプロジェクター。

持ち運びにも便利な薄型で軽量になっており、出張先に持っていくことも可能です。

3,000lmの明るさがあり、照明のついた会議室でも見やすいことが魅力。

また「タッチプレゼンター」と呼ばれる機能を搭載しており、投影画面の端を手で遮るだけでパワーポイントのスライド操作ができることが特徴です。

機能性が充実している分、やや高いのがネックです。ワンランク上のプロジェクターをお探しの方はご検討されても良いかもしれません。

ビジネスプロジェクター EB-1795F/EB-1785W/EB-1780W|製品情報|エプソン
明るさと軽量モバイル性を両立し、外出先での会議・プレゼンに最適、エプソンのビジネスプロジェクター EB-1795F/EB-1785W/EB-1780W をご紹介します

2 より会議を効率化するためのおすすめ便利アプリ

近年では会議を効率化するためにアプリを活用している企業も増えてきています。便利な上に無料で使えるものも多く、是非取り入れたいサービスがいっぱい。

ここでは会議を効率化する便利アプリを紹介していきます。

2-1 議事録作成・共有ツール「GIJI」

会議に欠かせない議事録。これがあるかないかで大きく生産性が変わってしまいます。

そこでご紹介するのはGIJI(ギジ)。その名の通り議事録作成に特化したリアルタイムに内容が共有できるサービスです。

議事録作成に特化しており複数人で同時編集ができ、作成した議事録の共有と承認がスムーズに行えることが特徴です。

このことから会議前・会議中・会議後どのタイミングでも編集ができるので、議事録の作成から承認までにかかる時間を大幅に短縮することができます。

GIJI -ギジ-  リアルタイム議事録共有サービス
「リアルタイム議事録で会議のムダを省く」新しい議事録共有サービスGIJIを体感してみよう!

2-2 付箋をデジタル化できる「Post-it® Plus」

会議で付箋を使用するシーンをよく見かけませんか?

でも付箋はフローがわかりやすいけどデジタルで見返しにくい…なんてことも。

そんな悩みにも応えてくれるPost-it® Plus(ポストイットプラス)は、付箋をスマホで撮影し管理できるアプリ。付箋をデジタル化し、アイデアなどを整理できることが魅力の一つです。

スマホでPost-it® Plusを起動し写真を撮るだけで情報を整理することができるため、PDFに書き出したり「Evernote」にシェアできることもポイントの一つです。

‎Post-it®
‎Use Post-it® Notes anywhere and anytime. Post-it® App brings the simplicity of Post-it® Notes to your iPhone, iPad and Mac. Whether you use Post-it® Notes for ...

2-3 無制限の文字起こしができる「Texter」

誰かがすごく重要なことを言ったけど、なんだか盛り上がっていたので誰もその内容を覚えていない…なんて経験はありませんか?

そこで便利なのがTexter(テキスター)。人の声をテキスト化し、素早く確認することができます。また音声はもちろんですが、画像や動画などのメディアファイルにも対応。

聞き取った音声を解析してテキストを作成してくれるので、議事録などの作成がスムーズになるのではないでしょうか。

また、認識言語を様々な外国語に変更することができ、リアルタイムでの翻訳機能がついていることが特徴。

幅広いシーンで活躍してくれるアプリと言えるでしょう。

Texter iOS App
TexteriOSApp

3 会議をリードしディスカッションを活性化させる「ファシリテーター」の重要性

多くのグッズやアプリなど、たくさんのサービスが生み出される中、会議を円滑に進めるヒューマンスキルに目を向けていないケースもしばしば。

これは時としてグッズやアプリ以上に効果を発揮してくれるスキルでもあります。

「ファシリテーション」というスキルは、会議を円滑に進めるためがとても重要です。そのスキルを発揮する「ファシリテーター」がその場にいるかどうかで会議の生産性は大きく変化します。

ファシリテーターとは「促進する人」や「手助けをする人」という意味。会議の役割で言えば司会進行役です。

主な役割としては、参加者全員の発言をうながしたり、出された意見をまとめたりなど。あくまでも中立的な視点に立って議論を先導するスキルが求められます。

4 ファシリテーターが意識すべき4つの前提

ファシリテーターはあくまでも会議の舵取り。そのためファシリテーター自ら積極的なアイデア出しや具体的な進め方の提言、断定的な意見など、率先して場をリードするのはその役割からは少し外れてしまいます。

あくまでも会議の参加者全員の意見を促し、全員が納得できる最適解を導き出すことを意識しましょう。

ブレストやアイデア出しにおいて、ファシリテーターが意識すべき4つのルールがあります。

4-1 結論厳禁

参加メンバーの発言に対し批評しない、結論を出さないこと。

ファシリテーターはあくまでも議論を展開させる先導役だということを念頭におきましょう。

例えば、

  • アイデアを批判、否定をしないこと
  • アイデアがでた直後、「でも」など否定的な展開になる言葉を禁止する
  • アイデアが出た後、必ずいい点を褒める

などのルールを予め共有しておくこともコツの一つ。

4-2 アイデアの多様性を歓迎する雰囲気の醸成

会議でなかなか発言をしない人を見たことはありませんか?

その人はもしかしたら「その課題を解決できるほどいいアイデアを思いついているけど、恥ずかしくて発言できない、否定されるのが怖くて黙ってしまっている」ような可能性もあります。

このような状況はビジネスにとって歓迎できる状況ではありませんよね。

ファシリテーターは「自由に思いついたことを自由に述べてもいい」という場の空気を作ることがポイントです。

だからこそ全員に発言してもらい、発言を肯定する必要があります。

4-3 二項対立の見極め

例えばその会議ではアイデアの質を求めるか、アイデアの量を求めるかの見極めも必要。

「最大化すべきか、最適化すべきか」「拡大すべきか、縮小すべきか」など二項対立の状況はビジネスシーンでは頻繁に発生します。

メンバーからの意見を収集し、正しい方向へ導くため、ファシリテーターは誰よりもビジネスを深く理解していることも大切になります。

4-4 柔軟な発想を全員で行うため「可能性」を前提としたコミュニケーション

誰もが自分の考えに縛られてしまいがち。

自分が正しいと思ったアイデアをなかなか曲げない人、他の意見を攻撃してしまう人も少なくありません。

会議では柔軟にそれぞれのアイデアから可能性を連想し、肯定する必要があります。

柔軟でない意見がぶつかり合いそうな雰囲気になってしまわないよう、丁寧に各々の反応を観察し、コミュニケートすることが大切です。

5 ファシリテーターが会議の開始時、中間、最後に意識すべきポイント

前述のように、ファシリテーターは柔軟な意見が肯定的に飛び交う場を形成することはとても重要。

さらにその場をよりよくするため、会議の最初、途中、最後に意識したいポイントがあります。

5-1 会議のスタート時に:ゴールの明確化、共有

ゴールを明確にしないまま会議が進むと、冒頭に記載したようにグダグダな会議になってしまうことも…

  • 今日の会議では○○を決定したい
  • 今日の会議では○と○と○の3点について意見を出したい
  • 今日の会議では前回話した○○についての具体施策のアイデアを出したい

など、明確な目的を場に提供することが大切です。

5-2 会議が進んでいる時に:タイムキーピング

会議が白熱して時間をすぎてしまったり、議論のポイントが少なすぎて時間が余ってしまったりといった経験はありませんか?

ファシリテーターは予め議題とその流れを想定し、時間をリードしてあげることも大切。

「Aの議題は20分、Bの議題は15分、Cの議題は25分」など、時間を設定し共有しておくことで参加者の集中力も高まり、より建設的なディスカッションが可能になります。

5-3 会議の最後に:決定事項の共有/次回への動きの決定

会議の最後にしっかりと全員の共通認識を整えることはとても大切。

どんな議題に対してどんな答えが出たのか、それをいつまでにどう実現していくのか、次回の会議までに誰が何をすべきなのかを全員に認識してもらうことも役割の一つです。

まとめ

今回はビジネスにおいて欠かせない「会議」を効率的に進めるポイントや、便利グッズやアプリについて紹介してきました。

そして会議を効率よく進めるために、「ファシリテーター」の存在は欠かすことができません。

世の中にたくさんあるグッズ、アプリを組織にあった形で試しながら、ファシリテーション技術もしっかりインストールすることが企業の会議をよくするために大切です。

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