お役立ち

ワークスペースを快適に!6,000社以上で導入されているスマートオフィスプラットフォーム「WorkstyleOS」とは

With/Afterコロナにおける働き方、オフィスのあり方、そして求められる機能が大きく変化する中様々なソリューションが登場しています。

そのため、ニーズを満たす機能を多く保有し、データを一元管理できるツールはオフィス運用に欠かせなくなってきました。

そこで今回は大企業やビルオーナーなどにも受け入れられ、6,000社以上の導入実績を持つACALL株式会社が提供するスマートオフィスプラットフォーム「WorkstyleOS(ワークスタイル オーエス)」をご紹介していきます。

入退室管理やスペース管理、室内のCO2の濃度通知など実に様々な機能を高いユーザビリティで提供する要注目のサービスです。

1 ACALL株式会社とは

画像出典:https://www.wantedly.com/companies/acall

With/Afterコロナに適応するソリューションとして、どこでも安心・安全・快適なワークスタイルを実現する「WorkstyleOS」を開発・提供している神戸に本社を構えるACALL株式会社。

様々なワークスペースにおける体験をAI/IoTを使って自動化・ファシリテート・レコメンド化することで、オフィスワークとリモートワークのベストミックスを実現し、人々の「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界を目指しています。

ACALL株式会社
ACALLは、“Life in Work and Work in Life for Happiness” をVISIONに、人々の「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界を実現してまいります。

2 WorkstyleOSとは

画像出典:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000038.000025368.html

WorkstyleOSは多様なツール連携と自在なカスタマイズにより、オフィスの受付・入退館管理やスペース管理などのあらゆる運用をサポートしてくれるサービス。

各スポットのチェックインデータを用いたスペース利用率の可視化やカラ予約の自動解放など、スペース管理の自動化や分析など様々な機能が用意されています。

さらにワーカーの行動履歴・評価・環境情報を分析・可視化。AIによる自動化・ファシリテート・レコメンドも可能です。

WorkstyleOS |「どこでも安心・安全・快適にはたらく」を実現するスマートオフィスプラットフォーム
導入社数6.000社以上。様々なワークスペース、ハードウェア、ソフトウェアをWorkstyleOS上で統合することで、スマートなワークスタイルを実現することができるプラットフォーム

3 機能面の主な特徴

3-1 さまざまなスポット・ワークスペースを管理

会議室やフリーアドレス座席などのオフィス内スポットから自宅やカフェ、外部会議室などのオフィス外スポットなどなど、 あらゆる場所がはたらく場所としてチェックインスポットにすることが可能。

これにより「だれが」「どこで」 働いているのかを共有することができます。

3-2 会議室管理

予定作成と同時に会議予約、ゲスト招待も。

会議室利用時にはチェックイン/アウトにより利用実績を取得し、カラ予約の自動解放や利用状況のリアルタイム同期で会議室を無駄なく活用することができます。

3-3 カレンダー連携

運用しているカレンダーもそのまま活用できるのも嬉しいポイント。

Outlookカレンダー (Microsoft365)、Googleカレンダー (Google Workspace)を使用している場合、WorkstyleOSのデータとシームレスに連携することが可能。「予定作成」「会議室予約」「アポイントコード付きアポイントメール送信」がカレンダー画面上で完結します。

3-4 ダッシュボードからワークデータを可視化

各所のチェックインデータやセンサーによる計測データなどを可視化。

ダッシュボードでまとめて確認、管理することができます。

3-5 受付・入退館の自動化

「ACALL RECEPTION(アコール レセプション)」でiPad自動受付が可能に。スマートな受付・入退館をiPad一台から実現することができます。

無人受付にも対応し、取次業務の削減や受付対応属人化の解消にも。さらには来訪通知・来訪通話も可能です。
顔認証でのゲート解錠、入館証の発行、配送業者向けメニューも用意されています。

3-6 ゲスト受付のフロー例

メニュー内容、連携サービス、デザインまで自在にカスタマイズできるので、貴社の運用にフィットする受付システムを構築してくれます。

3-7 座席チェックイン

WorkstyleOS Portalではタイムライン形式でフリーアドレス座席の予約状況と利用状況を確認、予約することができます。

これにより、座席利用者の記録や座席率を把握することができるので、「今日はどこで仕事しよう」と思った時に遠く離れた場所からでも空き状況を見ることが可能です。

3-8 マルチテナント機能による料金設定と請求、会議室利用料の請求も

会議室ごとに利用料金とキャンセルポリシーを設定し、延長利用を含む予約分の料金をテナントごとに請求できます。

ワーカーが管理画面で会議室を予約する際には請求料金や請求先企業が表示されます。

4 導入の大きなメリット

4-1 誰がどこで、を把握できる

スポットチェックインで出社している人を把握することができます。勤務開始時に行うチェックインにより、「誰が・どこに」いるのかを可視化することができます。これにより円滑なコミュニケーションを取ることが可能。

シェアオフィス勤務を自宅や他オフィスと併用している企業であっても、場所による隔たりを感じにくくなるのは嬉しいポイント。

4-2 外部アプリとの連携多数

オフィス内ログ(ACALL RECEPTION/ACALL MEETING)やセンサーによるCO2濃度計測、チェックインデータを収集、WorkstyleOS Portalのダッシュボードで分析・可視化します。

チャットツールやカレンダーなどの外部アプリケーションやスマートロックやセンサーなどの外部機器を管理することができます。

4-3 非接触推進、人件費削減効果あり

受付対応にかかる人件費や手間の削減・スペースの縮小化などのメリット。

有人での受付の場合、来訪者をいつでも迎えられるよう受付専門の担当者を置く必要がありました。
しかし、受付システムを導入し受付を無人化することでその分人件費を削減することができ、各担当者が直接来訪者とやりとりすることが可能になるため、取り次ぎの手間も削減することができます。

また、受付システムにはロボットや専門の機械ではなくiPadを使用することで、受付業務にかかるコストを格段に抑えることができます。iPadであれば卓上やスタンドなどさまざまな場所に設置できるため、オフィスレイアウトの幅も広がるでしょう。

QRコードでの解錠に特化したACALL GATE(アコールゲート)では、常にQRコード読み取り画面であるためiPadのタッチ操作いらずで連携したゲートを解錠します。

セキュリティは担保したまま、ゲストもワーカーもさらにシンプルな入館フローを構築することができます。

4-4 働く人にとっての煩わしさの解消

受付に来た来訪者からの電話連絡は基本的に受付担当者が対応しています。この運用を訪問先のメンバーに直接対応してもらう運用に変更できるのもポイント。

アポイントなしの方への対応についてもACALLの「メッセージ機能」を使うことで、誰も直接応答することなく、受付画面を通じて「応対を行なっていない」などの旨を伝えることができます。

4-5 PC・モバイルでの利用可能

ワークスペースチェックインにチェックインする際はスマートフォンアプリの利用も可能。

ACALL mobile(アコールモバイル)は簡単に使えるワークスペースを見つけて予約できます。予約内容はクラウドカレンダーにも同期します。

5 メインターゲットは大企業やビルオーナー向け。導入企業もビッグネーム多数

サービスをリリースしてから導入企業社数6,000社以上に拡大しているWorkstyleOS。

コクヨ株式会社、東急不動産株式会社、SBIエステートファイナンス株式会社、スマートニュース株式会社、Sansan株式会社、株式会社SmartHR、freee株式会社など業界・業種問わず、多くのエンタープライズの企業が活用しています。

まとめ

オフィスの使用方法、従業員の働き方の多様化によってコミュニケーションに求められる要件そのものに大きな変化が起きています。

逆に考えれば生産性をより高めるためにオフィスの活用方法、オペレーション方法を見直すいい機会かもしれません。

これを機にWorkstyleOSのような機能を組織にインストールしてみることも是非前向きに検討したいものです。

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