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オフィスで毎月発生する家賃以外の費用や種類、支払いの時期は?

オフィス移転時に必要な予算は多岐に渡ります。

中でもオフィス契約時に家賃以外にどんな費用が発生するのか、移転を考えている企業は当然気になるポイントですよね。基本的な費用を知っておくだけで費用の計算が大きく変わる可能性もあります。

まず代表的な例としては電気代、ガス代、水道代が挙げられますよね。

また、物件毎やテナント次第ですが確認が必要な費用も。代表的なところはゴミ処理費用、清掃費用、機械警備費用、看板費用は毎月費用が発生するかもしれません。

契約する前に仲介業者から説明がありますが、事前に知識があれば内見時に質問したり、移転前の段取りがスムーズになるのではないでしょうか?

そこで今回はオフィス移転、特に契約時に必要な費用をまとめてみました。

1 家賃

まずは家賃を支払う時期は「前家賃」が原則。その名の通り前月に支払いが必要になります。当然ですが各オフィスで支払い日が25日や末日など変動します。

支払い方法は振込が多く自動引落しなどは多くありません。その為毎月の支払いを忘れないように自動送金手続きをとっているテナントも多く見受けられますね。

特に契約時に当月の日割り家賃と翌月分の家賃を振込するケースが多く、翌月分も振り込んだと勘違いしてしまう事もあるので注意が必要。

オーナーによっては請求書を発行する/しない等のばらつきがあるので事前の確認が不可欠です。

ほとんどの場合、振込先は契約書に記載してあります。どこに書いているかわからない場合、仲介業者やオーナーへ確認しましょう。

2 電気代

冷暖房費用が電気代の割合でも大きく占めており、特に冬と夏は電気代が上がる傾向に。

各オフィスによって様々ですが、基本的には使用した分を翌月に請求されます。

毎月貸室内に設置されている電気メーターを検診する為、オフィスに業者がきて使用した分を検診、その後に請求されるケースが多く、1ヶ月経過した後に支払う物件がほとんど。

請求される金額は自分たちが使った分に加えて、共用部分(共用廊下やトイレ、エントランス、エレベータなど)の電気代も面積按分(あんぶん)して各テナントへ上乗せして請求される場合もあります。

オフィスの場合には東京電力とオーナーがオフィスビル全体での電気の契約をしており、移転をする時に名義切替は不要のオフィスが多い傾向にあります。

住居タイプのオフィスは開通手続きが必要だったり、シェアオフィスなどは電気代も賃料に含まれるなどタイプによって様々。

3 ガス代

各オフィスによって異なりますが、使用した分を翌月に請求されます。

ガス代が発生するタイミングは主にお湯を利用する時期。ただ最近は電気温水器に切替えられ、ガス代が発生しないオフィスが増えてきている傾向に。

ガス代に関しても基本的には請求される金額は使った分のみ。共用部分に給湯室がある場合は、面積按分して各テナントへ請求される場合もあります。

ガスに関してはテナントによっては使用しない場合もあります。任意で開通するか選べるようにする為、仲介業者へ確認が必要です。

4 水道代

開通手続きは不要なケースが多く、費用も一年を通して毎月同じくらいの費用です

これは各オフィスによって違いがあり請求方法は以下が考えられます。

  • 費用が発生しないケース
  • 2ヶ月に1度請求
  • 固定で請求

水道代は主にトイレと給湯利用時に発生します。

トイレと給湯がオフィスの貸室内なのか共用部なのか、ワンフロアなのかなどで請求される内容が変動。

貸室内に水回りが無く、共用部分にトイレと給湯室がある場合は家賃に水道代が含まれて費用発生しないケースも。

また共用部分にトイレがあり貸室内に給湯室がある場合、給湯のみ請求があったり、ワンフロアに1テナントであればトイレの水道代も請求されたりする事があるため、確認が必要です。

5 インターネット費用

テナントにて開通手続きが必要になるケースがほとんどで、毎月料金が発生します。

オフィス外部からオフィスビル1階などに設置されているMDF(主配線盤)まで光回線がきているケースがほとんど。

フレッツ光などのインターネット回線の加入手続きをしてMDFから貸室内までの工事が必要になります。

申込をしてから工事完了まで3週間〜1ヶ月など掛かる場合もあるため、早めの申込みを心がけてください。

最近はニューロの導入を検討するテナントも多いですが、工事完了するまで2ヶ月以上かかるケースも。また、ニューロ導入には事前に申込みが必要です。

ニューロ導入時に注意したいポイントは、オーナー側でそもそもニューロを知らない場合があるので工事前に説明することが必要かもしれません。

6 ゴミ処理費用

ゴミ処理費用は家賃に含まれている事もあれば、ゴミ回収の際に費用を支払うこともあったりと、各オフィスでばらつきがあるため確認が必要です。

そもそも事業系のゴミは、その「事業活動に伴って生じた廃棄物を自らの責任において適正に処理しなければならない」と法律で定められています。

その為、各オフィスは民間のゴミ回収業者と契約をしてゴミを回収している場合があります。

民間のゴミ回収業者とオーナー側にて契約しているケースが多いため、オーナー指定のゴミ回収業者とテナントが契約する場合も。

ゴミを出す際に事業用のゴミシールをコンビニで購入し貼る必要があったり、指定のゴミ袋を購入して出すオフィスもあります。

オフィスによってゴミを出す場所も様々で以下の通りです。

  • ゴミ置場を設置しているオフィス
  • 貸室まで取りにきてくれるオフィス
  • ゴミ置場はビル外の道路に出してもらう

もちろんゴミを出すタイミングも様々。曜日で指定されていたり、ゴミ捨て可能な時間帯などもオフィスによって異なるため、こちらも確認しておきましょう。

7 清掃費用

少人数のオフィスであればテナントが清掃を行います。

数十人規模になるとオフィスも広くなり、貸室内の清掃も依頼するケースが増加してきます。

オーナーによっては毎月費用発生する場合と、定期的に発生する場合に分かれます。

毎月発生する場合、貸室内の清掃プランに合わせて請求されます。内容は以下の通りです。

  • 清掃頻度…平日毎日するかどうか
  • 清掃範囲…貸室内全体かエントランスや会議室のみ、執務室のみ
  • 清掃内容…床掃除、窓拭き、机拭き
  • ゴミ回収…ゴミ置場まで持っていく、机下にあるゴミ箱から全部回収してくれる

貸室内にトイレがありテナントで清掃が必要なオフィスビルの場合は、トイレ清掃の契約のみならずトイレットペーパー補充なども含めたプランなど内容も様々。

費用は数万円〜十数万円などプランによって違う為、一度フルプラン(平日毎日、貸室内全体清掃、毎日ゴミ回収、毎日トイレ清掃)の金額で見積り依頼を行い調整することをお勧めします

定期清掃は半年に一度床のバキューム清掃(念入りの床掃除)や、半年〜1年に一度の空調オーバーホール(空調を分解して念入り洗浄)を行います。

8 機械警備費用

機械警備費用とはセコムやアルソック、セントラル警備保障など元々貸室に設置されている機械での警備サービスにかかる費用です。

家賃に含まれているケースが多いですが、オフィスによって毎月数千円〜1万円前後ほどの費用が発生する場合も。

気をつけたいのが間違えて作動させてしまうこと。万が一センサーにひっかかり警備員さんが出動してしまった場合でも料金が発生する可能性があるため、発報しないように注意が必要です。

9 看板費用

オフィスビルの外壁に大きく社名を出したい場合の選択肢でもあるオフィスビル外壁の袖看板(外壁横にニョキっと出ている看板)。実は毎月数万円の費用がかかるケースもあるんです。

もし新規で取り付ける場合、道路工事の様に道路封鎖を行わなくてはなりません

さらに高所作業車での夜間に取り付けになる為、ランニング費用と比べても看板制作費用や取り付け費用が高額になってしまいます。

また、オフィスビルによっては数社しか出せなかったりすることも。

まとめ

家賃、電気代、ガス代、水道代、インターネット費用、ゴミ処理費用、清掃費用、機械警備費用、看板費用…

全てではないにせよ、オフィス移転時には様々な費用が必要になってきます。

今回ご紹介した項目以外でも、町会費が発生したりすることもあるため契約時には確認が必要です。

オフィスを契約する前に、

  • 発生する費用は何か?
  • どのぐらい費用がかかるのか?
  • どのような条件での契約になるのか?

をしっかりと確認し、入居までに不明点を解消しておきましょう。

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